In der heutigen Zeit werden vielerorts nur noch E-Mails geschrieben. Wer dann vor der Aufgabe steht, einen Briefumschlag zu beschriften, muss einiges beachten, damit die Sendung mit der Post auch tatsächlich sein Ziel erreicht. Nicht jedem ist dabei klar, wo er den Absender oder Empfänger hinschreiben muss, wenn er einen Briefumschlag beschriften oder einen Brief für den Fensterumschlag bedrucken will. Wir zeigen, wie es richtig geht.
Auf den Briefumschlag gehört nicht einfach nur der Name und die Adresse des Empfängers. Bei der Anschrift müssen einige Vorgaben beachtet werden, darunter das Format, die Größe und die Art der Informationen auf dem Umschlag. Aufgrund der Vielzahl der täglich versendeten Briefe werden die Adresse auf den Umschlägen in der Regel nur noch maschinell ausgelesen, so dass eine einheitliche Form seitens der Deutschen Post verlangt wird.
Wie sollte man einen Brief beschriften?
Bei der Beschriftung muss man etwa unterscheiden, ob ein Briefumschlag mit oder ohne Fenster verwendet wird. Bei Umschlägen mit Fenster wird die Adresse im Briefkopf eingetragen. Durch das Fenster kann die Adresse dann am Umschlag eingesehen werden. Bei Kuverts ohne Fenster gehört die Adresse natürlich auf den Umschlag selbst.
- Der Empfänger sollte rechts unten eingetragen werden.
- Die Briefmarke wird rechts oben platziert.
- Die Adresse gehört linksbündig in einheitlicher Schriftart und Schriftgröße auf den Umschlag.
- Achtet auf einen gleichmäßigen Zeilenabstand zwischen den einzelnen Adresszeilen.
- Die Schrift sollte dunkel, der Untergrund hell sein.
- Umrahmungen oder Hervorhebungen sind bei der Adresse auf dem Umschlag nicht erwünscht.
Generell solltet ihr die Empfängeradresse auf einem Umschlag nur auf einer Seite eintragen. Bei der maschinellen Überprüfung werden nicht beide Seiten überprüft. Auf der Rückseite könnt, müsst ihr aber nicht eure eigene Adresse eintragen.
Die Grundregeln der Post für das Beschriften eines Briefes:
- Die Empfängeradresse soll mindestens drei Zeilen enthalten, aber darf höchstens sechs Zeilen lang sein.
- Wenn nicht technisch anders vorgesehen, soll ein Brief in der Längsrichtung beschriftet werden.
- Wird eine Postfachadresse verwendet, dann soll diese auf der zweiten Zeile von unten stehen! In dem Fall besteht die letzte Zeile aus Postleitzahl und Ort.
- Es müssen offizielle Straßennamen und korrekte Hausnummern verwendet werden.
- Auch Postleitzahlen und Ortsnamen müssen stimmen.
- Weder die Postleitzahl noch der Ortsname dürfen unterstrichen werden.
Verschickt ihr einen Standardbrief, beachtet die folgenden Maße bei der Beschriftung des Briefumschlags mit der Absender- und Empfängeradresse:
- Abstand vom linken, rechten und unteren Rand: mind. 15mm
- Vom oberen Rand: mind. 40mm
Folgendes solltet ihr weiterhin, wenn ein Briefumschlag beschriftet werden soll:
- Absender: links oben auf der Vorderseite
- Empfänger: rechts unten auf der Vorderseite, größer und deutlicher hervorheben, als den Absender
- Briefmarke: oben rechts auf dem Umschlag
Wer sich den Weg sparen will, kann seine Briefmarken auch online ausdrucken.
Die meisten dieser Regeln haben damit zu tun, dass die Briefe in den Sortiermaschinen vollautomatisch sortiert werden, wobei eine Schrifterkennung zum Einsatz kommt. Unterstrichene Zeilen stören diese Erkennung und fehlerhafte Daten sorgen auch dafür, dass die Briefe erst einmal aussortiert und dann manuell bearbeitet werden. Das ist auch der Grund, warum die Briefe in Längsrichtung beschriftet werden sollen: Dadurch wird gleich die richtige Leserichtung für die Maschinen vorgegeben.
Muss der Absender auf den Umschlag?
Die Post unterteilt den Umschlag in verschiedene Zonen. Die „Lesezone“ ist dabei der Bereich, in dem ihr euren Brief beschriften sollt. Dieser Platz ist für die Adresse vorgesehen, während sich rechts darüber die „Frankierzone“, in der ihr die Briefmarken platzieren sollt.
Kommt ein Brief gar nicht oder verspätet an, muss das nicht daran liegen, dass er falsch beschriftet wurde:
In dieser Vorschrift ist die Absenderadresse nicht vorhanden. Ihr könntet sie links oben oder auf der Rückseite setzen – oder einfach weglassen. Die Absenderadresse ist keine Vorschrift und hat keinen Einfluss auf den Transport des Briefes. Sie dient allerdings als Rückversicherung: Wenn bei der Postzustellung etwas schiefgeht, wird der Brief an diese Adresse zurückgesendet.
Briefumschlag beschriften mit Word Vorlage
Die Adresse rechts unten auf dem Briefumschlag sollte folgende Informationen in nachstehender Reihenfolge beinhalten:
- Ggf. Firma oder Unternehmen
- Vorname, Name oder Ansprechpartner bei Unternehmen
- Straße und Hausnummer
- Postleitzahl und Ort
- Ggf. Land
Eine korrekte Beschriftung eines Briefumschlags sieht etwa so aus:
GIGA
Günter GIGA
GIGA Straße 66
10115 Gigastadt
Deutschland
Wir haben für euch auch eine Anleitung zusammengestellt, wie ihr diese Maße richtig setzt und in Word eine Briefvorlage selbst erstellen könnt. Nutzt dazu die genannten Maße und speichert die Vorlage an der richtigen Stelle ab, dann könnt ihr sie für eure Fensterumschläge immer wieder benutzen.
Briefumschlag beschriften und ausdrucken: Vorlage für Post
Bei Word findet ihr zahlreiche Vorlagen für das Beschriften von Umschlägen.
- Klickt hierfür auf „Datei“ und wählt unter „Neu“ ein neues Dokument.
- In der zweiten Bildschirmhälfte finden sich alle Office-Vorlagen.
- Ruft hier den Abschnitt „Etiketten“ auf.
- Sucht nach „Senden und Liefern“ und öffnet hier den Abschnitt „Geschäftlich“.
- Nun könnt ihr aus verschieden Versandetiketten auswählen, die bereits eine Vorlage für die Beschriftung von Briefumschlägen beinhalten.
- Nach dem Download wird die Vorlage in Word geöffnet.
- Nun könnt ihr hier eure eigenen Adressdaten eintragen.
Wir zeigen euch auch, wie man eine Packstation-Adresse bei Online-Bestellungen richtig eingeben sollte. Zudem zeigen wir euch, was hinter dem Mythons steckt, dass man nach dem „Weltpostvertrag“ Briefe für 4 Cent verschicken kann.
