Der Begriff „DMS“ ist hauptsächlich in Europa verbreitet. Wir verraten mehr über Bedeutung, Funktion und Nutzen hinter der Abkürzung.
Hinter dem Begriff „DMS“ verbirgt sich mehr als ihr denkt. Denn damit könnt ihr einiges anstellen, insbesondere im Bereich der Organisation und der Datenerfassung. Was es aber genau damit auf sich hat und welche Vorteile ihr damit nutzen könnt, erfahrt in den nächsten Abschnitten.
Was steckt hinter der Abkürzung „DMS“?
Die Abkürzung DMS bedeutet „Dokumenten-Management-System“ und steht allgemein für die Schriftgutverwaltung mit Unterstützung einer Software. Ihr könnt mit einem DMS folgende Dinge tun:
- Elektronische Bearbeitungen von Dokumenten
- Erfassung und Verwaltung von Dokumenten, E-Mails und Rechnungen
- Revisionssichere Archivierung von Dokumenten
Auch Tabellen helfen euch bei der Planung. Werdet zum Organisationstalent und lernt im Video, wie ihr in Excel welche erstellt.
Was ist die Funktion eines DMS?
Kurz erklärt: Ein DMS soll euch die Koordination und Organisation sämtlicher Durchführungen in Form von elektronischen Schriftstücken erleichtern. Dies ist insbesondere für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern nützlich. Hierfür könnt ihr Papierdokumente scannen lassen. Dadurch, dass ihr dann mit dieser Durchführung mithilfe vom DMS eure digitalen Schriftstücke indiziert und kategorisiert, wird eure Bearbeitung und Suche nach Dokumenten enorm vereinfacht und verkürzt. Dadurch fällt für euch dann viel Arbeit weg und ihr könnt in der Zwischenzeit Dinge erledigen, die eher eure Aufmerksamkeit erfordern. Eure erste Dokumentenfassung bleibt dabei unberührt. Zur Einführung von DMS könnt ihr euch von IT-Dienstleistern unterstützen und beraten lassen.
Welche Vorteile bietet ein DMS?
- Erleichterung der Suchfunktion nach bestimmten Schriftstücken.
- Verlinkung innerhalb eurer Dokumente zu anderen Dokumenten und Verbindung der zuständigen Aufgaben.
- Der Zugriff ist an jedem Ort und jederzeit für euch möglich.
