Als Arbeitnehmer bekommt man jeden Monat vom Arbeitgeber eine Gehaltsabrechnung als PDF oder ausgedruckt auf Papier. In einem ordentlichen Haushalt heftet man diese Lohnabrechnungen ab. Wie lange sollte man die Gehaltsabrechnungen aufbewahren?
Nach einigen Monaten füllt sich der Dokumentenordner, schließlich bekommt man den Gehaltszettel normalerweise für jeden Abrechnungsmonat. Man muss die Dokumente aber nicht endlos in seinem Schrank behalten. Es gibt eine Aufbewahrungsfrist. Bis zur Rente müsst ihr die Nachweise über das Gehalt also nicht behalten.
Lohnabrechnung gut aufbewahren: Wie lange & warum ist es so wichtig?
Eine gesetzliche Regel darüber, wie lange man die Lohnabrechnung aufbewahren sollte, gibt es für Arbeitnehmer nicht. Ihr müsst die Zettel also nicht 10 Jahre lang oder bis zum Renteneintritt aufbewahren. Ihr solltet den Gehaltszettel aber auch nicht sofort nach dem Erhalt wegschmeißen.
- Die Gehaltszettel solltet ihr zumindest solange behalten, bis ihr die jährliche Lohnsteuerbescheinigung erhaltet. Die Informationen benötigt ihr gegebenenfalls für die Rente. Die Daten der monatlichen Lohnabrechnungen sind auf der Steuerbescheinigung normalerweise zusammengefasst zu finden.
- Stimmen die Daten auf der Lohnsteuerbescheinigung mit den Gehaltsabrechnungen überein, benötigt ihr die Lohnzettel nicht mehr unbedingt.
- Wollt ihr einen Kredit beantragen, eine Kreditkarte erhalten oder euch für eine neue Wohnung bewerben, solltet ihr zumindest die letzten 3 Gehaltszettel vorweisen können (Online-Kredit bei Auxmoney ansehen).
- Für andere Anträge, etwa für Wohngeld, solltet ihr die Abrechnungen für mindestens 12 zurückliegende Monate bereithalten.
- Auf der sicheren Seite seid ihr, wenn ihr die Lohnabrechnungen also mindestens ein Jahr aufbewahrt. Darüber hinaus sind sie nur in Einzelfällen noch nötig.
- Die Daten sind unter anderem auch notwendig, um Zahlungen zur Rentenversicherung nachzuweisen. In der Regel werden solche Informationen automatisch vom Arbeitgeber gemeldet. Es kann aber vorkommen, dass das nicht passiert oder es Unstimmigkeiten gibt. Für solche Fälle könnt ihr mit der jeweiligen Lohnabrechnung alle Beitragszahlungen nachweisen. So empfiehlt die „Deutsche Rentenversicherung“, alle Unterlagen wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise so lange aufzubewahren, „bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt ist“.
Tipp: Wer auf Nummer sicher gehen will, kann die Gehaltsabrechnungen auch über ein Jahr hinaus behalten. Um Platz zu sparen, kann man ausgedruckte Dokumente digitalisieren und als PDF speichern. Es gibt keine Vorgaben, das Original vorzeigen zu können. Auch die ausgedruckte Form ist als Nachweis nicht vorgeschrieben. Mittlerweile kann man Papierdokument auch einfach mit dem Android-Smartphone oder iPhone einscannen und als PDF sichern.
Warum sollte man seine Gehaltsabrechnung behalten?
Arbeitnehmer können mit den Lohnzetteln Arbeitsverhältnisse und Rentenzahlungen nachweisen. Für den Fall, dass ihr frühere Dokumente benötigt, aber nicht mehr zu Hause habt, könnt ihr gegebenenfalls beim jeweiligen Arbeitgeber nachfragen, ob ihr dort noch eine Ausfertigung erhalten könnt.
Die Entgeltabrechnung ist laut § 108 Gewerbeordnung (GewO) vorgesehen. Ein Arbeitgeber ist also dazu verpflichtet, die Informationen zur Auszahlung in Textform bereitzustellen. Das kann entweder ausgedruckt auf Papier oder als digitales PDF-Dokument geschehen. Unternehmen müssen die Gehaltsabrechnungen 6 Jahre lang zur Verfügung stellen können, um sie für die Lohnsteuer nachzuweisen.
