Wer mit größeren oder auch kleinen Teams zusammenarbeitet und sich nach einem Dokumentenmanagement-Tool umsieht, muss nicht auf teure Software zurückgreifen. Es gibt mittlerweile gute kostenlose Alternativen. Wir stellen einige vor, die einen genaueren Test lohnen.
Dokumentenmanagement Freeware: Schnellcheck
Gute kostenlose Dokumentenmanagementsoftware, die auch für die Arbeiten in Teams, jenseits der privaten Verwendung geeignet ist, ist selten. Wir haben drei Anwendungen für euch herausgesucht.
CompuDMS Free
Der deutsche Anbieter CompuKöln bietet eine Dokumentenmanagement Freeware, die für kleine Teams und Einzelpersonen geeignet ist. CompuDMS Free deckt den gesamten Lebenszyklus des Dokumentenmanagements ab - vom Anlegen, Bearbeiten, sichern und archivieren. Es werden alle möglichen Dateiformate und auch E-Mails unterstützt. Die Dateien werden zentral in einer einzigen Repository-Datei gespeichert, werden komprimiert und verschlüsselt. Die Repository-Datei kann auch in einem Cloud-Speicher angelegt werden. Verschlagwortung und Suchfunktion sollte jedes DMS bieten und sind auch in diesem Fall vorhanden. Außerdem ist CompuDMS Free in Microsoft Office integrierbar. Die Oberfläche erscheint intuitiv zu bedienen und setzt auf das nutzerfreundliche Drag-and-Drop-Verfahren.
Diew
Die Grips mbH bietet eine kostenlose Version ihrer DMS Software Diew an. Mit ihr lassen sich bis zu 500 Dokumente gratis archivieren und verschlagworten. Das Programm enthält alle wesentlichen Funktionen eines Dokumentenmanagement-Programms. Allerdings muss für die Integration von PDF-Dateien manuell ein Reader nachinstalliert werden. Weitere Einschränkung: Es wird mit einem zentralen Archiv gearbeitet. Eine Aufsplittung des Archivs ist nur in der Vollversion möglich. Zum Einstieg in das Thema DMS ist die Software dennoch gut geeignet. Wer weitere Funktionen nutzen will, muss immerhin nicht komplett zu einem neuen Produkt wechseln, sondern erhält die Vollversion für unter 50 Euro und hat damit eine noch sehr günstige Lösung.
Amagno
Die Dokumentenmanagement Freeware Amagno arbeitet mit einem Magnetsystem, bei dem Dokumente automatisch verschlagwortet werden. Dateien aller Art können nicht nur angelegt, gemeinsam bearbeitet und in ihren verschiedenen Versionen verwaltet und archiviert, sondern auch mit digitalen Stempeln versehen werden, sodass Geschäftsabläufe vollständig digital abgewickelt werden können. Aus jeder Anwendung heraus können Dateien importiert werden und auch eine Erfassung via Scan ist möglich. Das kostenlose System ist cloudbasiert. Es arbeitet mit einem Client für Windows und ist auch über eine Web-App erreichbar. Die DMS-Lösung kann durch ansprechendes Design und intuitive Bedienung punkten.
Fazit: Dokumentenmanagement Freeware
Die Zahl an guten und funktionsstarken kostenlosen DMS-Lösungen ist überschaubar. Sowohl CompuDMS Free als auch Amango bieten gute kostenlose DMS-Lösungen an, die auch fortgeschrittenen Ansprüchen genügen. Diew ist grafisch weniger ansprechend, zum Kennenlernen des Prinzips Dokumentenmanagement funktionell aber ausreichend.
