Outlook: Regel erstellen – so geht's

Mit Outlook-Regeln lasst ihr beispielsweise E-Mails eines bestimmten Absenders in einen bestimmten Ordner automatisch verschieben. Wir zeigen, wie ihr sie erstellt.

In unserem Beispiel erstellen wir die Outlook-Regel

• dass eingehende E-Mails eines bestimmten Absenders immer automatisch im Ordner „Entwürfe“ landen,
• es sei denn, die E-Mail hat ist mit der Priorität „hoch“ angegeben.

Outlook: Regel erstellen

1. Klickt in Outlook im Menü Start auf den Button Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten... .
2. Wählt das Konto aus, auf das ihr die Regel anwenden wollt, sofern ihr mehrere E-Mail-Konten nutzt.
3. Klickt auf Neue Regel... .
4. Klickt in der Liste unter Regel ohne Vorlage erstellen auf Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden und klickt auf Weiter.

5. Nun wählt ihr die Bedingungen fest bei der mit dieser Art E-Mail eine bestimmte Aktion automatisch ausgeführt werden soll. Beispielsweise wählt ihr die von einer Person/öffentlichen Gruppe kommt aus.
6. Im gleichen Fenster unten könnt ihr konkrete Absender-E-Mail-Adressen angeben.

7. Klickt auf Weiter.
8. Wählt nun aus, was mit diese Art Nachrichten geschehen soll, auf die eure zuvor bestimmten Bedingungen zutreffen; etwa diese in den Ordner Zielordner verschieben. Unten könnt ihr diesen genau bestimmen.
9. Klickt auf Weiter.
10. Wählt nun optional Ausnahmen aus wie außer wenn mit Priorität markiert.
11. Klickt auf Weiter.
12. Gebt einen aussagekräftigen Namen für eure Regel ein und klickt auf Fertig stellen.

In anderen E-Mail-Programmen wie Thunderbird heißen Regeln auch einfach nur „Filter“, meinen aber dasselbe: Es geht darum, E-Mails anhand bestimmter Kriterien automatisch zu sortieren zu löschen oder anderweitig zu bearbeiten, sodass der eigene Posteingang aufgeräumt bleibt.