Für Angestellte in einem Betrieb ist die Arbeitszeiterfassung meist eine Selbstverständlichkeit. Als Selbständiger oder im Homeoffice ist das gar nicht so leicht. Wir stellen zwei praktikable, kostenlose Methoden vor.
Die erste vorgestellte Möglichkeit ist ein Windows-Programm, das als Freeware zu bekommen ist. Es dient der Erfassung von Arbeitszeiten in verschiedenen Projekten eines Nutzers und ist für Angestellte und Selbständige gleichermaßen geeignet. Die zweite Variante ist eine äußerst raffinierte Excel-Datei. Sie ist ebenfalls Freeware und, kann in einer kostenpflichtigen Version sogar die Arbeitszeiten aller Beschäftigten eines mittleren Betriebs erfassen.
Arbeitszeiterfassung mit MRO Arbeitszeituhr
Das Freeware-Programm MRO Arbeitszeituhr wird gleich beim Booten automatisch gestartet und wartet dann, wie eine Stoppuhr, im Hintergrund auf seine Aktivierung. Wahlweise kann es natürlich auch bei Bedarf manuell aufgerufen werden. Durch das vorherige Festlegen bestimmter Arbeitszeiten, Pausenzeiten und vieler weiterer Parameter, lassen sich die erfassten Arbeitszeiten hinterher sehr anschaulich auswerten.
Natürlich kann man seine Arbeitszeiterfassung auch auf eine ganz einfache Weise bewerkstelligen und die Anfangs- und Endzeiten einfach in eine Tabelle eintragen. Aber um eine anständige Auswertung in verschiedenen Formaten zu bekommen und darüber hinaus eine effektive Berechnung der tatsächlich aufgewendeten Zeiten, kommt um ein Programm wie dieses nicht herum. Das bedeutet natürlich, dass das Programm sehr komplex ist und man sollte man unbedingt zusätzlich auch das Handbuch zu dem Programm downloaden.
MRO Arbeitszeituhr verwaltet mehrere parallele Projekte und Aktivitäten, so dass man seine verschiedenen Zeiten gleich richtig zuordnen kann. Das unterstützt natürlich Selbständige mit verschiedenen Auftraggebern, aber auch Angestellte, die immer wieder mal ihre Arbeitszeiten für unterschiedliche Projekte erfassen sollen.
Das Programm hilft auch besser als jede Excel-Liste dabei, die tägliche Mindestarbeitszeit zu kontrollieren und erinnert auf Wunsch auch an Pausen. Nützlich sind auch die Zusatzmodule, mit denen beispielsweise TrueCrypt als Verschlüsselungswerkzeug für die aufgezeichneten Daten und Backups dienen kann. Die vielen nützlichen Auswertungsfunktionen sorgen am Ende für eine wasserdichte Stundenabrechnung gegenüber den Auftraggebern. So dient diese Art der Arbeitszeiterfassung letzlich auch buchhalterischen Zwecken.
MRO Arbeitszeituhr ist kostenlos und darf von privaten und gewerblichen Nutzern gleichermaßen verwendet werden. Allerdings werden einige Zusatzfunktionen nur freigeschaltet, wenn man mindestens 5 Euro via PayPal gespendet hat. MRO Arbeitszeituhr ist zweisprachig (deutsch / englisch) und bietet eine Integration verschiedene Feiertagskalender für Deutschland, Österreich und die Schweiz, aber auch für Ungarn und die USA.
Wenn man sich an die Arbeitsweise erst einmal gewöhnt hat, wird man die effektive Unterstützung zu schätzen wissen und sich spätestens dann auch wundern, wie lange man manchmal tatsächlich an einem Projekt sitzt, obwohl man viel weniger berechnet hatte. Und wem das alles zu kompliziert ist, der kann ja immer noch die Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung downloaden.
Arbeitszeiterfassung mit Excel
Im einfachsten Fall braucht man ja nicht viel, ums eine Arbeitszeiten zu erfassen. Ein Datum sowie mehrere Felder, in das man einen Arbeitsbeginn und ein Arbeitsende eingeben kann. Ganz einfache Formeln berechnen daraus die tägliche Arbeitszeit. Arbeitszeiterfassung geht also auch mit Excel.
Wenn man einigermaßen mit Excel zurechtkommt, dauert es nicht lange, um eine Liste zu machen, mit der man seine Stundenangaben automatisch addieren kann. Und wenn wir etwas mehr Gehirnschmalz investieren, dann hat die Excel-Datei gleich mehrere Blätter für jeden Monat, das richtige Datum vor jeder Zeile und addiert mehrere Zeiteingaben zu Tages- und Monatsarbeitsstunden. Kann man das alles nicht selbst, dann besorgt man sich eben gleich eine fertige Arbeitszeiterfassung, die in Excel funktioniert.
Die Arbeitszeiterfassung für Excel dürfte für die meisten in der Freeware-Version gut ausreichen. Die Vollversion hat einen Umfang von rund 4 MB und berücksichtigt auch die komplexesten Fälle. Viele Einstellungsoptionen sorgen dafür, dass diese Datei sogar für Kleinunternehmen als Zeiterfassung für mehrere Mitarbeiter eingesetzt werden kann. Wer also am liebsten mit der Tabellenkalkulation arbeitet, sollte diese Art der Arbeitszeiterfassung mal ausprobieren.
