Hin und wieder wird eine Kopie des Personalausweises verlangt, etwa wenn man sich für eine Wohnung bewirbt oder einen Vertrag abschließen will. Dabei kommt immer wieder die Frage auf: Darf man den Personalausweis überhaupt kopieren? Was muss man dabei beachten?
Der Personalausweis und der Reisepass sind das wichtigste Mittel zur persönlichen Identifizierung, die Verwendung ist dementsprechend auch gesetzlich geregelt. Im Personalausweisgesetz (PAuswG)finden sich alle Bestimmungen rund um das wichtige Schriftstück. Leider ist dieses Gesetz vielen Leuten nicht oder nicht gut bekannt. Häufig wird verlangt, dass der Personalausweis kopiert, eingescannt oder gar als Pfand vorübergehend abgegeben werden soll. Ein häufiger Fall ist zum Beispiel, dass der Handyanbieter oder die Bank eine Kopie des Ausweises verlangt. Viele Leute sind sich in diesem Fall unsicher und fragen sich: Darf man den Personalausweis einfach kopieren?
Personalausweis kopieren: Ist das erlaubt?
Ein generelles Kopierverbot besteht nicht. Vor einigen Jahren wurde noch die Meinung vertreten, dass das Kopieren von öffentlichen Dokumenten eigentlich nur in Ausnahmefällen zulässig sei, dies hat sich zwischenzeitlich geändert. Eine Kopie des Personalausweises ist generell erlaubt, allerdings müssen datenschutzrechtliche Aspekte streng beachtet werden. Im Personalausweisgesetz finden sich die Regelungen, die das Kopieren des Ausweises betreffen. So heißt es dort unter anderem:
„Der Ausweis darf nur vom Ausweisinhaber oder von anderen Personen mit Zustimmung des Ausweisinhabers in der Weise abgelichtet werden, dass die Ablichtung eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar ist. Andere Personen als der Ausweisinhaber dürfen die Kopie nicht an Dritte weitergeben.“
Vom Gesetz her ist es also gestattet, einen Personalausweis zu kopieren. Die Kopie darf allerdings nur durch den Inhaber des Ausweises oder zumindest mit seiner ausdrücklichen Zustimmung erstellt werden. Die Kopie muss zudem klar als solche erkennbar sein. Man sollte also etwa nicht versuchen, eine identische Kopie seines Personaldokuments im Chipkartenformat anzufertigen.
Hinweis: Früher war die Anfertigung von Ausweiskopien tatsächlich gesetzlich verboten. Erst durch das Personalausweisgesetz, das 2010 eingeführt wurde, hat sich das geändert. Das Gesetz umfasst sowohl Fotokopien als auch Scans und Fotografien.
Immerhin gibt es aber einige Verordnungen, die einem helfen, diese Frage zu beantworten:
- Laut § 8 Abs. 1 Satz 3 des Geldwäschegesetzes dürfen Banken den Personalausweis kopieren.
- Telekommunikationsanbieter, etwa Handyanbieter dürfen nach § 72 Absatz 2 des Telekommunikationsgesetzes eine Kopie des Ausweises verlangen.
- Außerdem sind viele Behörden, etwa Fahrerlaubnisbehörden dazu ermächtigt, eine Kopie des Personalausweises anzufertigen.
Hinweis: Auch wenn das Anfertigen einer Kopie rechtlich gestattet ist, gibt es eine gesetzliche Pflicht, Kopien für bestimmte Anlässe weiterzugeben.
Zusammenfassend kann man die Frage: „Darf man den Personalausweis kopieren“ also am besten mit einem „Ja, aber...“ beantworten. In dem Fall, dass eine Kopie zulässig ist, gibt es jedoch einige Einschränkungen. Welche das genau sind, lest ihr im folgenden Absatz. Dabei spielt der Datenschutz eine große Rolle.
Ausweis kopieren vs. DSVGO
Nach der Datenschutzgrundverordnung („DSVGO“) dürften Daten nur in einem begrenzten Umgang von anderen gespeichert werden. Die Datenerfassung muss nach Artikel 5 Absatz 1 DSVGO „dem Zweck angemessen“ und „auf das unbedingt notwendige Maß beschränkt“ sein. Ausweiskopien stehen der DSVGO im Prinzip entgegen. Es gibt demnach nur sehr wenige Anlässe, in denen ein Scan oder eine Kopie angefordert werden darf. Das ist unter anderem nur für Finanzdienstleister, Telekommunikationsanbieter, Verkäufer und Auskunfteien möglich. Falls ihr dazu aufgefordert werdet, den Personalausweis zu kopieren, solltet ihr die folgenden Regeln beachten, die in jedem Fall gelten:
- Die Kopie darf man nur zum Zweck des Identitätsnachweises anfertigen (§ 20 Abs. 1 PAuswG).
- Kopiert ihr den „Perso“ für den Handyanbieter muss eine Ermächtigung zum Kopieren vorliegen.
- Die Kopie des Personalausweises muss im Rahmen des Datenschutzes auch erforderlich sein.
- Zur sogenannten „Identifizierung unter Anwesenden“ ist eine Ausweiskopie in der Regel nicht erforderlich, da man hier einfach das Original vorzeigen kann.
- Für die „Identifizierung unter Abwesenden“, zum Beispiel beim Vertragsschluss über das Internet ist die Kopie in eingescannter Form zulässig, allerdings darf sie nicht länger als erforderlich aufbewahrt werden.
Personalausweis als Pfand hinterlegen?
Hinweis: Während Kopien unter bestimmten Bedingungen erlaubt sind, solltet ihr einen Personalausweis niemals irgendwo als Pfand hinterlegen. Das ist nach § 1 Absatz 1 Satz 3 im Personalausweisgesetz verboten: „Vom Ausweisinhaber darf nicht verlangt werden, den Personalausweis zu hinterlegen oder in sonstiger Weise den Gewahrsam aufzugeben“. Gebt ihr euren Ausweis aus der Hand, besteht die Gefahr des Identitätsdiebstahls. Betrüger könnten demnach ohne euer Wissen eine Kopie anfertigen und damit zum Beispiel online Verträge in eurem Namen abschließen. Gestohlene Personalausweiskopien werden unter anderem für Betrugsversuche bei Fake-Mietverträgen verwendet. Mehr dazu hier: Langzeitmiete über Airbnb? Vorsicht, Abzocke!
Personalausweis kopieren: Was darf man schwärzen?
Da es bei der Kopie des Personalausweises allein darum geht, eure Identität nachzuweisen, dürfen sensible und nicht benötigte Informationen geschwärzt werden. Dazu zählen etwa die Ausweisnummer, aber auch Geburtsort und -Datum, sofern diese nicht ausdrücklich zur Identifizierung benötigt werden, um zum Beispiel eine Verwechslung auszuschließen. Auch Angaben wie die Augenfarbe, Größe, Nationalität und Adresse können geschwärzt werden. Wie das geht, erklären wir hier: Bilder oder Text in einem PDF-Dokument schwärzen.
