Bei all den verschiedenen Dateien und Endungen auf dem Computer kann man leicht den Überblick verlieren, insbesondere, wenn man die Festplatte aufräumen möchte und nicht weiß, ob eine Datei nützlich ist oder lediglich Ballast auf der Festplatte darstellt. Ein Vertreter dieser Formate sind Dateien mit der Endung PST.
Bei PST-Dateien handelt es sich um Container für dir E-Mail-Clientd Microsoft Outlook und Exchange. Die Abkürzung PST steht für „personal store“, also „persönlicher Speicher/Ablage“.
So kann man eine PST-Datei öffnen – auch ohne Outlook
Um die sich auf der Festplatte befindliche PST-Datei zu öffnen, benötigt ihr eine Version von Outlook auf dem PC. Habt ihr keine Office-Lizenz und wollt euren Geldbeutel auch nicht hierfür öffnen, reicht für das Öffnen der PST-Datei auch die kostenlose Office Testversion. Wollt oder könnt ihr Microsoft Office nicht installieren, hilft euch das kostenlose Tool „Outlook Viewer“ von CoolUtils. Über diesen kleinen Helfer bekommt ihr ebenfalls Einblick in die Inhalte der PST-Datei, ohne Outlook öffnen oder installieren zu müssen. Die Anwendung wandelt zum Inhalte aus der PST-Datei in andere Dateiformate um. So konvertiert ihr die Informationen etwa in eine „EML“-Datei, die auch von anderen E-Mail-Programmen gelesen wird.
Habt ihr eine PST-Datei auf dem Smartphone heruntergeladen oder von jemandem bekommen, solltet ihr die Datei zunächst auf einen Computer verschieben, um sie zu öffnen.
In der PST-Datei finden sich persönliche Daten, zum Beispiel Kontakte und E-Mail-Informationen für die Verwendung von Microsoft Outlook. Wird Outlook das erste Mal gestartet, wird automatisch die Datei „Outlook.pst“ angelegt. Damit Outlook ordnungsgemäß und ohne Fehler arbeiten kann, wird mindestens ein PST-Container auf der Festplatte vorausgesetzt. Somit kann die Standard-PST-Datei auch nicht gelöscht werden. In den verschiedenen Bereichen der PST-Datei finden sich alle empfangenen und versendeten E-Mails, Kontakte, Termine und Eintragungen. Outlook verwendet somit eine einzige Datei für die Verwaltung verschiedener Daten.
Neue PST-Datei in Outlook erstellen und verwalten
Outlook kann jedoch mehrere PST-Dateien verwenden, um etwa in einem PST-Container alle geschäftlichen, in einem anderen alle privaten Kontakte zu verwalten. Öffnet hierzu über die Menüleiste „Datei“ den Abschnitt „Informationen“ und sucht dort die Kontoeinstellungen auf. Dort sucht ihr den Reiter „Datendateien“ auf.
Hier könnt ihr die PST-Datei verwalten, den Speicherort öffnen oder natürlich einen neuen E-Mail-Container erstellen. Im Gegensatz zu weiteren, selbst erstellten PST-Dateien, werden in der Standard-PST zusätzliche Informationen, z. B. Filterregeln und Kategorien abgelegt. Auch der Posteingang und -ausgang wird über die ursprünglich erstellte PST organisiert. Dies ist ein Grund mehr, warum diese Standard-PST-Datei nicht aus Outlook gelöscht werden kann.
